为加强对物资采购的监督管理，规范各类采购项目操作程序，营造公开、公平、公正的竞争环境，提高采购资金使用效益，根据学校物资采购管理有关规定，结合学院实际，制定本办法。
第一条 使用学校预算资金，单项、单次、单批采购金额在2000元以上（含2000元），不进入学校招标程序范围且不列入学校固定资产采购程序范围的物资采购适用本办法。
按规定必须由学校进行招投标的，按学校有关规定执行。对大件办公设备或其他大宗物资（属固定资产）的采购，由使用部门提交申请，经学院党政联席会议研究通过后，交学校有关部门办理。
第二条 单项、单次、单批采购金额在2000元以下的零星货物采购，使用部门参考本办法，填写申购单，由院长（或党委书记）审批后进行采购。
第三条 采购工作要遵循公开公正、比质比价、监督制约和效益优先的原则，建立健全采购管理的各项制度，防止采购过程的不正当行为发生。
第四条 学院成立物资采购小组（简称为采购小组）。组长由院长担任，成员由学院办公室、留学生工作办公室、团委相关人员和党委专职组织员组成。学院物资采购工作由学院物资采购小组负责组织实施。
第五条 采购人员要遵循“守法、廉洁、公正”的行为准则，保持良好的工作作风，自觉接受学校财务、审计等部门及学院师生员工的监督。
第六条 凡使用学院资金的下列行为，均纳入物资采购的范围:
（一）办公用品包括笔、墨、纸类、计算器、文件夹、家具、电器等的采购。
（二）学院办公区域及留学生公寓维修材料的采购。
（三）学生（含国际学生）活动用品。
（四）教材、学习书籍购买、学院宣传品及招生宣传材料印刷厂商的选择及礼品的制作购买等。
（五）生活用品包括学生或教职工生活用品以及节日慰问品等的采购。
（六）因教学、办公或公务所需引进的有偿劳务或服务单位的选择等。
第七条 物资采购工作需经过申请、学院党政联席会议确定、采购小组实施购买以及财务结算四个步骤。各步骤的具体操作如下：
（一）申购
各部门填写申购单：申购单要说明申购理由及列明申购物品的型号、数量、单位、单价、到货日期等。有实物样品的，提供样品。
（二）学院党政联席会议研究确定
对本办法规定范围内的物资采购，由使用部分分管负责人向学院党政联席会议汇报，党政联席会议研究，通过后交采购小组负责采购。
（三）采购
1.询价及购买方式的确定
（1）原则上每类物资至少要提供3家以上合格的供应商，合格供应商的资料由采购小组审议通过。
（2）除特殊需要外，申购部门对采购项目不得指定供应商，但可提供同档次的3个或3个以上品牌作为参考。
（3）采购部门与采购小组就申购物品的品名、规格、材质、数量、交货日期等，以电话、传真、信函、邮件或到供货市场实地调研等方式进行询价，并填写《询价议价定价表》后，报采购小组组长确定购买方式。
（4）采购小组组长认为可以直接确定供应商购买的（包括近期已采购且价格没有变化的），按购买物品步骤实施购买；认为要进行招标或集体议标购买的，按下列招标程序执行。
2.招标程序
（1）拟定标的。标的由申购部门拟定，内容应包括品名、规格、型号、出厂商、性能、数量、交付使用日期等；
（2）拟定招标书。申购部门拟定标的后送采购小组审核并发布招投标公告。采购小组根据申购部门的标的拟定招标书，标书内容包括：招标项目、项目要求、交货期限、付款方式、是否缴纳投标押金、投标截止日期等；
（3）供应商投标。供应商应于招标期内将标投书密封并加盖公章送到学院办公室保管。超出招标期的招标书或不按规定缴纳投标押金的，属于无效标；
（4）评标。由采购小组主持评标工作。参加评标的人员应客观、公正地对标书进行考核评分，各自的评分结果应保密，评分完后当场宣布评标结果。
（5）填写申购单。评标结束后采购员填写《询价议价定价表》，经采购小组出具意见后执行。
（6）签订购买合同。物资采购要签订采购合同的，由采购小组与供应商谈判签订供货合同。
（四）购买物品
采购小组按照不同采购方式具体负责实施购买、催交和验收货物。在实施上述行为时，一般要由2人以上共同实施。
第八条 学院各部门及相关采购人员必须严格遵守本办法规定,认真保管好各环节书面资料，确保可倒查追溯。对违反本规定或者有下列情形之一的，由学院责令改正，并给予警告，造成经济损失的必须赔偿。情节严重的责任人由学院报告上级主管部门并给予党纪及行政处分。
（一）未经批准擅自采购的；
（二）经批准申购物资，但未经物资采购小组定价自行采购的；
（三）同类物资同一时段使用，故意拆分多次申购的；
（四）采购合同签订后，不按照合同采购的；
第九条 供应商有提供虚假资料、串通围标、中标后拒绝签订合同等行为的，采购或招标无效，并按合同或其它有关规定没收投标押金，情节严重的，取消其供应商资格；给学院造成损失的，应追究赔偿责任。
第十条 在实施过程中本办法没有列明的事项，参照本办法中的条款执行。
第十一条 本实施办法由物资采购小组负责解释。
第十二条 本实施办法自2019年1月1日起施行。